Hal-hal Penting Etika Bertelepon

 Hal-hal Penting Etika Bertelepon

1.      Menjawab telepon segera, jawab telepon selambat- lambatnya setelah dering tiga kali. Berhentilah melakukan tugas lain karena penelpon dapat mendeteksi suara anda jika anda terganggu.

2.      Berkonsentrasi dan tersenyum sebelum mengangkat telepon, penelpon dapat mendeteksi ini dalam suara anda

3.      Duduk atau berdiri tegak, posisi sangat penting karena suara anda menyampaikan ketika kita sedang rebahan.

4.      Gunakan salam sesuai standar perusahaan, setiap perusahaan memiliki standar yang sama ketika mengucapkan salam

5.      Gunakan nada yang hangat dan ramah dan salam ketika sedang mengangkat panggilan telepon. Ada 4 hal yang disampaikan yaitu; salam, nama tempat kerja, nama kita dan Ada yang bisa saya bantu? (How may I help you?)

6.      Persiapkan,bersiaplah untuk menjawab pertanyaan, mengambil pemesanan atau pesan, mengenal menu dan daftar minuman. Siapkan pena dan kertas

7.      Dengarkan baik-baik, jika anda memang tertarik untuk melayani pelanggan anda dengan baik ini akan datang dengan sendirinya

8.      Gunakan nama penelpon, beberapa penelpon akan mengenalkan nama pada awal pembicaraan, perhatikan dan gunakan nama tersebut misalnya “Baik, pak Romli, akan saya sampaikan pesan ….”.

9.      Suara yang menarik, apa yang ditanyakan dan dinginkan oleh penelpon adalah penting bagi perusahaan. Penelpon adalah pelanggan yang potensial.

10.  Jelaskan bagaimana organisasi kita dapat memenuhi harapan pelanggan, anda harus pandai menjelaskan tentang produk dan jasa yang disediakan oleh perusahaan. Anda juga harus menginformasikan dengan baik produk dan layanan yang ditawarkan oleh departemen lain dalam perusahaan anda.

11.  Menjelaskan tindakan pelanggan apa yang dapat diambil untuk memenuhi harapan mereka; pelanggan cukup bersedia untuk berupaya jika mereka pikir ini akan membantu anda untuk melayani mereka dengan lebih baik. Misalnya, ketika tamu mencoba untuk memesan meja untuk waktu sibu anda bisa mengatakan, “ saya minta maaf, kami sudah memeiliki pemesanan untuk pukul 7. Jika anda akan datang 7.30 kami bisa melayani anda lebih cepat, tetapi jika anda datang jam 7, mungkin anda ingin mengambil minum sebelum makan malam di bar koktail kami. Kami akan menyajikan menu untuk anda segera dan anda bisa memutuskan makanan saat anda menikmati minuman anda”

12.  Berikan informasi yang akurat, sangat penting bahwa informasi yang anda berikan benar dan terbaru

13.  Cobalah untuk up-selling/ menjual, menjawab pertanyaan atau mengambil pemesanan adalah saat yang baik untuk menjual dengan merekomendasikan layanan yang lebih menguntungkan dan atau tambahan.

14.  Apa yang harus anda lakukan jika anda tidak dapat menjawab pertanyaan?, jika anda tidak tahu informasi yang diperlukan, upayakan untuk mendapatkan informasi jika memungkinkan. Jika anda harus meninggalkan telepon, minat ijin, kemudian menempatkan telpon ditahan. Jangan biarkan telepon hidup karena percakapan terdekat akan dapat didengar oleh penelpon.

15.  Apa yang harus anda lalukan jika anda tidak bisa mendapatkan informasi, mentransfer ke orang yang dapat memberikan informasi dengan tepat atau minta ijin untuk mengambil nomor penelpon supaya dapat ditelpon kembali untuk memberikan informasi yang ditanyakan.

16.  Simpulkan pembicaraan secara profesional, selesaikan pembicaraan dengan kalimat yang menyenangkan misalnya “terimakasih atas pesanan anda, kami berharap dapat menyambut anda pada hari itu” Ingatlah, biarkan penelpon untuk menutup lebih dahulu telepon.

C.     Langkah-langkah dan Teknik Menelepon

1.      Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah sambung.

2.      Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang ingin kita hubunggi tersebut.

3.      Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.

4.      Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa yang baik dan benar.

5.      Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan.

Sumber :

Menkominfo yakin Indonesia punya lebih dari 5 startup ‘unicorn’